個人情報保護方針

＜目　的＞

第1条　この要綱は、個人情報が個人の人格尊重の理念のもとに慎重に取り扱われるべきものであることにかんがみ、公益財団法人小金井市体育協会（以下「体協」という。）が保有する個人情報の適正な取り扱いの確保に関し必要な事項を定めることにより、体協の事業の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。

＜定　義＞

第2条　この要綱における用語の意義は、次の各号に定めるところによる。

（1）個人情報　生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述又は個人別に付された番号、記号その他の符号により特定の個人を識別できるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。
（2）保有個人情報　体協が開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人情報であって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして次に掲げるもの以外のものをいう。
- ア）当該個人情報の存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの
- イ）当該個人情報の存否が明らかになることにより、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの
- ウ）当該個人情報の存否が明らかになることにより、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあるもの
- エ）当該個人情報の存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの
（3）本人　個人情報から識別され、又は識別され得る個人をいう。
（4）従業者　体協の指揮命令を受けて体協の業務に従事する者をいう。

＜体協の責務＞

第３条　体協は、個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、実施するあらゆる事業を通じて個人情報の保護に努めるものとする。

＜利用目的の特定＞

第4条　体協は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。）をできる限り明確に特定するものとする。
２　体協は、利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲で行うものとする。
３　体協は、利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について、本人に通知し、又は公表するものとする。

＜事業ごとの利用目的等の特定＞

第５条　体協は、別に定める様式により、個人情報を取り扱う事業ごとに次の各号に定める事項を記載した体協個人情報取扱業務概要説明書を作成し、体協の事務所の窓口に据え置く等、本人の知り得る状態に置くものとする。

（１）個人情報を取り扱う事業名及び業務開始年月日
（２）個人情報の利用目的
（３）個人情報の対象となる個人の範囲
（４）個人情報の責任者名
（５）収集方法
（６）個人情報の記録方法及び保存年限
（７）利用目的外の利用及び第三者提供の有無と根拠
（８）個人情報の内容
（９）電算入力の有無
（10）委託処理の有無
（11）第12条第1項、第13条第1項、第14条第1項又は第2項若しくは第16条第1項の規定による申出に応じる手続き
（12）個人情報に関する苦情の申出先
（13）認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先

＜利用目的外の利用の制限＞

第６条　体協は、あらかじめ本人の同意を得ることなく前２条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱わないものとする。
２　体協は、合併その他の事由により他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱わないものとする。
３　前２項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合には、あらかじめ本人の同意を得ないで前２条の規定により特定された利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱うことができるものとする。

（1）法令に基づく場合。
（2）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
（3）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
（4）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

４　体協は、前項の規定に該当して利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱う場合には、必要かつ最小限の範囲とするものとする。

＜取得の制限＞

第7条　体協は、個人情報を取得するときは、適法かつ適正な方法で行うものとする。
２　体協は、思想、信条及び宗教に関する個人情報並びに社会的差別の原因となる個人情報については、本人の同意があるとき、前条第３項第１号及び第２号の場合を除き取得しないものとする。
３　体協は、本人から直接個人情報を取得するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。

（1）本人の同意があるとき。
（2）法令等の規定に基づくとき。
（3）本人又は第三者の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ないと認められるとき。
（4）所在不明、判断能力が不十分等の事由により、本人から取得する事ができないとき。
（5）相談、援助、指導、代理、代行等を含む事業において、本人から取得したのではその目的を達し得ないと認められるとき。

＜取得に際しての利用目的の通知等＞

第８条　体協は、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合には、この限りでない。
２　体協は、前項に規定する場合以外において、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表するものとする。
３　前２項の規定は、次に掲げる場合には適用しない。

（1）利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
（2）利用目的を本人に通知し又は公表することにより体協の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合。
（3）国の機関又は地方公共団体が法令等の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
（4）取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合。

＜保有個人情報に関する利用目的の通知の申出＞

第９条　体協は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報の利用目的の通知の申出があったときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。

（1）前条の規定により当該本人が識別される保有個人情報の利用目的が明らかな場合。
（2）前条第３項第１号から第３号までに該当する場合。

２　体協は、前項の規定に基づき申出があった保有個人情報の利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。

＜個人情報の適正管理＞

第10条　体協は、利用目的の達成に必要な範囲内で、常に個人情報を正確かつ最新の状態に保つものとする。
２　体協は、個人情報の漏えい、滅失、き損の防止その他の個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
３　体協は、個人情報の安全管理のために、個人情報を取り扱う従業者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
４　体協は、利用目的に関し保存する必要がなくなった個人情報を、確実、かつ速やかに破棄又は削除するものとする。
５　体協は、個人情報の取扱いの全部又は一部を体協以外のものに委託するときは、原則として委託契約において、個人情報の安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、受託者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。

＜個人情報の第三者提供＞

第11条　体協は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供しないものとする。

（1）法令に基づく場合。
（2）人の生命、身体又は財産の保護のため必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
（3）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
（4）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けたものが法令等の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

２　次に掲げる場合において、当該個人情報の提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。

（1）体協が利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合。
（2）合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合。
（3）個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人情報の項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び該当個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。

３　体協は、前項第３号に規定する利用する者の利用目的又は個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。

＜保有個人情報の開示等＞

第12条　体協は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報について、書面又は口頭により、その開示（当該本人が識別される保有個人情報を保有していないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）の申出があったときは、身分証明書等により本人であることを確認の上、開示するものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。

（1）本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
（2）体協の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす場合
（3）他の法令に違反することとなる場合

２　開示は、書面により行うものとする。ただし、開示の申出をした者の同意があるときは、書面以外の方法により開示をすることができる。
３　保有個人情報の開示又は開示しない（一部について開示しないときを含む。）旨の決定の通知は、本人に対し書面により遅滞なく行うものとする。

＜保有個人情報の訂正等＞

第13条　体協は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報の内容が事実でないという理由によって当該保有個人情報の内容の訂正、追加又は削除（以下この条において「訂正等」という。）の申出が書面又は口頭によりあったときは、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人情報の内容の訂正等を行うものとする。
２　体協は、前項の規定に基づき申出のあった保有個人情報の内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を書面により通知するものとする。

＜保有個人情報の利用停止等＞

第14条　体協は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報が第６条の規定に違反して取り扱われているという理由又は第７条の規定に違反して取得されたものであるという理由によって、当該保有個人情報の利用の停止又は消去（以下この条において「利用停止等」という。）の申出が書面又は口頭によりあったときは、その申出に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく当該保有個人情報の利用停止等を行うものとする。ただし、当該保有個人情報の利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
２　体協は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報が第11条第１項の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人情報の第三者への提供の停止の申出が書面又は口頭であったときは、その申出に理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人情報の第三者への提供を停止するものとする。ただし、当該保有データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
３　体協は、第１項の規定に基づき求められた保有個人情報の全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき、若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は前項の規定に基づき申出があった保有個人情報の全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき、若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。
４　体協は、前３項の通知を受けた者から、再度申出があったときは、前３項と同様の処理を行うものとする。

＜理由の説明＞

第15条　体協は、第９条第２項、第12条第３項、第13条第２項又は前条第３項の規定により、本人から申出のあった措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するものとする。

＜開示等の申出に応じる手続き＞

第16条　第９条第１項、第12条第１項、第13条第１項又は第14条第１項若しくは第２項の規定による申出（以下この条において「開示等の申出」という。）を書面で行う場合は、体協開示等申出書（様式第１号）により行うものとする。
２　開示等の申出を口頭で行う者は、次に掲げる事項を明らかにしなければならない。

（1）申出先
（2）申出者の氏名、住所、連絡先（電話番号）
（3）申出の区分（開示<閲覧、写しの交付>、訂正、削除、利用の停止又は消去若しくは第三者提供の停止）
（4）申出に係る保有個人情報の記録の内容
（5）訂正、削除、利用の停止又は消去若しくは第三者提供の停止の内容
（6）その他体協が必要と認めるもの

３　体協は、本人に対し、開示等の申出に関し、その対象となる保有個人情報を特定するに足りる事項の提示を求めることができる。この場合において、体協は、本人が容易かつ的確に開示等の申出をすることができるよう、当該保有個人情報の特定に資する情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置をとるものとする。
４　開示等の申出は、次に掲げる代理人によってすることができる。

（1）未成年者又は成年被後見人の法定代理人
（2）開示等の申出をすることにつき本人が委任した代理人

＜個人情報保護管理者＞

第17条　体協は、個人情報の適正管理のため個人情報保護管理者を定め、体協における個人情報の適正管理に必要な措置を行わせるものとする。

＜苦情対応＞

第18条　体協は、個人情報の取扱いに関する苦情（以下「苦情」という。）について必要な体制整備を行い、苦情があったときは、適切かつ迅速な対応に努めるものとする。
２　苦情対応の責任者は、会長とする。
３　会長は、苦情対応の業務を従事者に委任することができる。その場合は、あらかじめ従業者を指定し、その業務の内容を明確にしておくものとする。

＜従業者の義務＞

第19条　体協の従業者又は従業者であった者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
２　本要綱に違反する事実又は違反するおそれがあることを発見した従業者は、その旨を個人情報保護管理者に報告しなければならない。

＜委任＞

第20条　この要綱の実施に必要な事項は、別に定めるものとする。

附　則
１．この規程は、平成２４年４月１日から施行する。